Business Analyst là làm gì?

Kể từ khi mình đăng 2 bài viết nói về hành trình của mình đến với nghiệp làm BA, hai câu hỏi mình nhận được nhiều nhất là “BA là gì hả chị?” và “Làm BA có nhiều tiền không ạ?” 🤣. Trong bài viết đầu tiên về kiến thức nghề BA, mình sẽ giải đáp chi tiết câu hỏi “giải mã” nghề BA nhé!

Ta nên hiểu thế nào là “Nghiệp vụ”?

Thật không khó để search trên mạng những giải đáp “mang tính lý thuyết” mà đọc xong thấy như chưa đọc gì: BA là Business Analyst – chuyên viên phân tích nghiệp vụ ?. Vậy hiểu đơn giản thì đó là nghề gì?

Trước khi trả lời câu hỏi đó, các bạn cần có hình dung cơ bản về định nghĩa “nghiệp vụ”:

“Nghiệp vụ” tức là chỉ quy trình trong hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm chủ yếu hoạt động kinh doanh, hoạt động vận hành và các hoạt động đặc thù khác của doanh nghiệp.

Đối với hoạt động kinh doanh, chúng ta thường biết đến nhiều nhất là hoạt động/quy trình bán sản phẩm do doanh nghiệp làm thương hiệu. Để gần gũi hơn với các bạn, mình sẽ lấy ví dụ về quy trình bán hàng của một cửa hàng A kinh doanh đồ uống nhỏ bán các loại nước ép trái cây.

Với một cửa hàng nhỏ, “nghiệp vụ” hay nói cách khác là quy trình bán hàng và quy trình vận hành rất đơn giản thủ công, không gây khó khăn cho nhân viên và chủ cửa hàng!

Vậy “Phân tích nghiệp vụ” là gì?

Sau một thời gian kinh doanh phát đạt, cửa hàng A mở rộng quy mô với nhiều chủng loại đồ uống khác như cafe, bánh ngọt, đồ ăn nhẹ và có nhiều khách hàng hơn (Yeah!)

Mình chắc chắn rằng khi đó, việc nhân viên ghi thủ công đơn hàng lên giấy hay sổ sẽ gây mất thời gian, nhẫm lẫn đơn, thiếu sót đơn khiến khách hàng chờ đợi và không hài lòng. Điều này sẽ khiến khách hàng ấn tượng xấu và không muốn quay lại cửa hàng nữa. Chưa kể việc nhầm lẫn ở bước đặt đồ uống còn gây ảnh hưởng đến bước thanh toán làm thất thu cho cửa hàng.

Để tránh việc cửa hàng bị mất khách và thất thu, chủ cửa hàng A tìm hiểu và được giới thiệu tìm đến tìm đến công ty phát triển phần mềm B để mua một giải pháp công nghệ xịn xò thay thế cho việc bán hàng thủ công hiện tại. Mong muốn của chủ cửa hàng A là tìm ra giải pháp để khắc phục tình trạng thao tác thủ công của nhân viên trong quá trình bán hàng. Các bạn nhân viên nhận order sẽ thao tác được việc đăt món trên máy tính bảng và thu ngân sẽ nhìn thấy đơn order đó + thanh toán trên máy tính tại quầy.

Và khi đó, công ty B sẽ build một team nhỏ để phát triển yêu cầu này. Team nhận làm yêu cầu – hay còn gọi là team phát triển, sẽ có nhân sự phụ trách lấy yêu cầu từ chủ cửa hàng A (VD yêu cầu là cần tối ưu lại quy trình đặt món, tối ưu quy trình thanh toán chuyển hết sang tự động, các nhân viên thao tác được trên các ứng dụng mobile app & webapp,…), phân tích quy trình thủ công hiện tại để đề xuất thay thế bằng một quy trình tự động bằng phần mềm với nhiều tính năng tiện ích. 

Nhân sự này không ai khác chính là BA – người phân tích “quy trình nghiệp vụ” để đưa ra giải pháp cho khách hàng nhằm khắc phục vấn đề và giải quyết nhu cầu của khách hàng ?.

Nói đến đây, mình mong các bạn đã hình dung được chức năng “phân tích nghiệp vụ” của BA trong một ví dụ cụ thể.

Những điểm cần chú ý và dễ bị hiểu nhầm

Tuy nhiên, BA không phải lúc nào cũng phải là người đưa ra các giải pháp về mặt công nghệ, phần mềm hay hệ thống. BA có thể là bất cứ ai trong một tổ chức – có thể đưa ra giải pháp để giúp doanh nghiệp BA làm việc/khách hàng của doanh nghiệp tối ưu hoá các quy trình và hoạt động có hiệu quả hơn.

Nhưng không phải chỉ riêng BA có thể làm được tất cả các bước để ra đến sản phẩm cuối cùng. BA cũng là mắt xích trong một chuỗi làm việc và cần phối hợp với các team Design, DEV, Tester và PO (Product Owner) để đưa giải pháp phù hợp nhất với hoàn cảnh hiện tại và đáp ứng được yêu cầu của khách hàng.

Ví dụ trên là khách hàng đã biết mình muốn gì vì mô hình này đã quá phổ biến. Trên thực tế, nhiều khách hàng sẽ đưa ra yêu cầu theo kiểu “tôi không thực sự biết tôi muốn gì” 😂😂. Khi đó, BA sẽ cần khơi gợi yêu cầu và tư vấn chuyên sâu cho khách hàng của mình.

Tiến trình phân tích của BA – chân thực và không lý thuyết

Để hình dung khái quát tiến trình này của BA, mình sẽ mình hoạ bằng hình vẽ:

Đầu tiên chúng ta làm quen với các khái niệm:

Business Goals: Mục tiêu mà khách hàng/doanh nghiệp hướng đến

Stakeholders: Các đối tượng BA sẽ phối hợp làm việc cùng để lấy yêu cầu cho việc thực hiện mục tiêu.

Với BA lấy yêu cầu từ nội bộ công ty đó, Stakeholders = những người đưa ra yêu cầu trong doanh nghiệp đó (khách hàng nội bộ)

Với BA lấy yêu cầu từ khách hàng bên ngoài của công ty, Stakeholders = khách hàng bên ngoài công ty

Solutions: Giải pháp phù hợp nhất + đáp ứng được yêu cầu của khách hàng

Transition: Quá trình BA phối hợp với các đội nhóm để tạo ra “sản phẩm” đáp ứng được mục tiêu ban đầu

Bài tập nhỏ đây hehe: Các bạn thử quay lại ví dụ ở cửa hàng đồ uống A và diễn giải các mục tô đậm ở trên theo cách hiểu của bản thân nhé. Sau đó có thể comment xuống bên dưới cho mình biết nha ạ ☺️

Chu trình này có thể diễn giải là:

BA xác định mục tiêu (Business Goals) —> Có mục tiêu rồi thì BA phân tích yêu cầu từ người yêu cầu (Stakeholders) —> Có yêu cầu rồi thì BA phân tích lựa chọn giải pháp (Solutions) —> Có giải pháp rồi thì thực hiện chuyển đổi giải pháp đó (Transtition) bằng cách phối hợp giữa BA và các đội nhóm Design, DEV, Tester,… để đạt được mục tiêu ban đầu đề ra.

Đến bước này, vấn đề hay nhu cầu khách hàng * gặp phải đã được giải quyết!

*Mình gọi chung cả khách hàng nội bộ và khách hàng bên ngoài nhé!

Hình vẽ ở trên là mình vẽ sơ lược lại theo ý hiểu của mình từ hình vẽ quy chuẩn trong sách BABOK V3, mọi người có thể tham khảo nhé. Ý tưởng thì giống nhau nhưng xem ở sách thì nhiều lý thuyết nên sẽ có phần khó hình dung một chút nha.

Tạm kết

Tại bài viết này, nội dung chỉ là diễn giải thế nào là Business Analyst nhưng mình đã đi khá sâu để các bạn hình dung được “bối cảnh” – context của khách hàng gặp phải và vai trò của BA trong đó.

Với quan điểm của mình, muốn phát triển được mindset BA, nền móng của sự hiểu sâu các vấn đề cơ bản rất quan trọng. Mỗi vấn đề cơ bản giống như những viên gạch kiên cố đầu tiên giúp bạn xây dựng một “ngôi nhà tư duy” vững chãi.

Hi vọng các bạn thích bài viết này và có thêm cách nhìn nhận một khái niệm lý thuyết trở nên trực quan hơn. Về câu hỏi “Làm BA có nhiều tiền không?” đang được nhiều bạn quan tâm, mình sẽ trả lời trong bài viết tiếp theo của LylyBA nhé.

Cảm ơn các bạn đã đọc hết bài viết của mình nha ❤️