101 tool BA cần sử dụng để làm việc

“Chị ơi trước khóa học em có cần cài đặt các công cụ gì không ạ?”, “Chị ơi BA có phải dùng nhiều công cụ kĩ thuật không ạ, em chưa dùng các tool kĩ thuật bao giờ ạ”, “Chị ơi BA cần sử dụng tool nào để làm việc ạ?” vân vân và mây mây

Nếu các bạn BA newbie có cùng các thắc mắc như thế này thì bài viết này sẽ dành cho các bạn đây 😊. Btw, 101 là số lượng để mô tả về việc nhiều tool thôi còn thực tế cần dùng những gì thì mời các bạn đọc bài viết nha 😘

Dùng tool nào – Để làm gì??

Có thể các bạn đã nghe “lời đồn” BA như một “hoa hậu thân thiện” việc gì cũng phải biết, việc gì cũng đến tay. Mình xin chân thành đính chính lại là đó không phải là lời đồn mà là sự thật 🤣. Ngoài việc cần các kĩ năng mềm để trao đổi với khách hàng và phối hợp làm việc với team phát triển, một Business Analyst cũng cần các “kĩ năng cứng” đó là sử dụng các tool/software để hỗ trợ công việc. Với các công cụ này, chúng ta có chia làm 2 nhóm chính:

• Nhóm phần mềm hỗ trợ các công việc hành chính cơ bản (Office Productivity Tools)
• Nhóm phần mềm hỗ trợ công việc phân tích nghiệp vụ chuyên sâu (Business Analysis Tools)

Tuy nhiên với mỗi nhóm phần mềm này sẽ có nhiều tool/software có chức năng và mục đích sử dụng tương tự nhau. Bài viết này của mình sẽ không đánh giá phần mềm nào tốt hơn hay phần mềm nào BA bắt buộc phải biết dùng mà chỉ giúp người đọc phân loại và có cái nhìn tổng quan về các tools có trên thị trường thôi. Việc sử dụng tool nào còn phụ thuộc vào từng công ty của bạn chỉ định hay từng dự án đặc thù nữa nhé 😁

Nhóm 1 – Nhóm phần mềm hỗ trợ các công việc hành chính cơ bản (Office Productivity Tools)

Nhóm này có rất nhiều công cụ nhưng mỗi mục đích sử dụng chúng ta phần nhiều chỉ nên nắm chắc 1-2 tool thôi (vì cơ bản các chức năng trong một nhóm thường tương tự nhau). Ngoài ra, các bạn có thể tham khảo sang các tool khác để mở rộng lựa chọn của mình hơn nhé. Cùng nhau điểm mặt những công cụ nổi bật nào các bạn ơi 😊

• Soạn thảo văn bản: Microsoft Word, Google Docs, Libre Writer hay Scribus,…
• Trình chiếu: Microsoft PowerPoint, Google Slides, Prezi, Libre Impress, Visme, Keynotes…
• Trang tính: Microsoft Excel, hoặc có thể là Google Sheets, Libre Calc…
• Giao tiếp online: Microsoft Teams, Google Meet, Skype, Zoom, Zalo,…
• Thư điện tử: Microsoft Outlook, Gmail,…
• Quản lý giao tiếp và quản lý tài liệu: Sharepoint (Microsoft), Microsoft OneNote, Google Drive, Jira, Subversion (SVN), Slack, Flock,…
• Quản lý timeline làm việc, họp hành: Calendar (có trong Microsoft Outlook), Google Calendar,…

À ha, đoạn này thì chúng ta đều gặp người quen là Microsoft Office – MO (Word, PowerPoint, Excel, Teams, Outlook, OneNote, Sharepoint,..) hay Google Office (Docs, Sheets, Slides, Gmail, Drive,..). Hiện tại trong quy trình giảng dạy ở nhà trường phổ thông và hệ đại học đều được học và tiếp cận sử dụng Word, Excel, PowerPoint thuộc Microsoft. Với Google Office thì cần một tài khoản Gmail là chúng ta có thể dùng trong hệ sinh thái Google với rất nhiều công cụ hữu ích rồi, việc tìm hiểu ở Google chỉ cần sự chủ động hehe 😉

LibreOffice (Writer, Calc, Impress,…) – gương mặt khá mới này là một bộ phần mềm công cụ văn phòng với mã nguồn mở (tức là được sử dụng miễn phí hoàn toàn). Ứng dụng này có thể tương thích với MO, chạy được trên các hệ điều hành Microsoft Windows, macOS và Linux. Bonus thêm là chúng ta quen dùng MO nhưng bộ công cụ MO là có bản quyền nha, chúng ta đang có thói quen dùng “chùa” trên các phiên bản bẻ khoá (crack) mà thôi. Với Lyly BA, các công cụ MO được sử dụng trong giảng dạy được mua 100% bản quyền từ MO để hỗ trợ người dạy và người học tốt nhất ạ 😊

Về công cụ quản lý giao tiếp và quản lý tài liệu, các công cụ như Jira hay Subversion (SVN) cũng được sử dụng phổ biến. Đặc biệt đối với Jira, gần như đây là công cụ hay được dùng nhất trong các dự án chạy theo phương pháp Agile. Xịn như vậy phải dùng trả phí cũng là dễ hiểu thui 😊

Jira được dùng để theo dõi và quản lý tiến trình xử lý các lỗi (bug), vấn đề (issue) trong dự án. Người dùng cũng có thể:

• Mô tả lại các thông tin về lỗi/vấn đề gặp phải
• Lên kế hoạch thực hiện công việc
• Theo dõi tiến độ công việc của mình và người khác (người dùng tự cập nhật trạng thái)
• Upload/tải lên các tài liệu liên quan
• Trao đổi dưới dạng “comment”
• Trực quan hoá các biểu đồ thống kê & phân tích
• Tìm kiếm thông tin cơ bản & nâng cao (dùng hàm công thức để tìm kiếm)
• Theo góc nhìn của mình, Jira rất tiện sử dụng và giao diện thân thiện với người dùng

Subversion (SVN) cũng là một công cụ mã nguồn mở (dùng miễn phí) với tính năng nổi bật là quản lý các version (các lần thay đổi) của tài liệu. Subversion cho phép người sử dụng:

• Kiểm tra được các lần thay đổi tài liệu
• Lấy lại các version tài liệu đã bị xoá
• Phân quyền người dùng là quản lý và người dùng thông thường

Để hình dùng cơ bản về SVN, các bạn có thể tưởng tượng rằng đây là một hệ thống “ẩn” bên dưới các file và thư mục dữ liệu của chúng ta. Các file và thư mục này được tổ chức và hiện thị trên màn hình máy tính như bình thường nhưng sẽ có thêm tích xanh (file/thư mục hiệu lực) hoặc dấu nhân đỏ (file/thư mục bị lỗi). Với các tài liệu được đánh dấu như vậy tức là được quản lý bởi ứng dụng Subversion. Các lệnh về thêm mới, bổ sung hay xoá đều theo các quy định và cách thức thực hiện của Subversion.

Vừa rồi mình có điểm qua một số tool hay dùng và hay ho để note lại cho các bạn, các công cụ khác các bạn có thể tìm hiểu thêm ở bên ngoài nha 🤞. Chúng mình sẽ đi tiếp đến nhóm số 2 ngay bên dưới đây nhé 🤗

Nhóm 2 – Nhóm phần mềm hỗ trợ công việc phân tích nghiệp vụ chuyên sâu (Business Analysis Tools)

Chắc phần này có lẽ được mọi người chờ mong tìm hiểu nhất vì các công cụ dưới đây đều hỗ trợ rất tốt cho các phân tích của BA 🥰. Như ở trên là chúng ta tìm hiểu các nhóm công cụ có sử dụng ở mức tổng quan hoặc được sử dụng nhiều theo nhóm (có tương tác chia sẻ cho nhiều người cùng thực hiện trong quá trình làm việc hoặc và quản lý chung tài liệu theo nhóm).

Còn các công cụ dưới đây là nhóm công cụ thiên về việc giúp các Business Analyst tự làm việc độc lập, tự tư duy, phân tích vấn đề để tìm ra giải pháp và các công cụ hỗ trợ đắc lực để làm tài liệu BRD/SRS (Business Requirement Document/Software Requirement Specification).

Let’sss goooo 😘

• Mô hình hoá (Modeling): Draw.io, Microsoft Visio, Visual Paradigm,…
• Theo dõi và quản lý các yêu cầu: Jira, Microsoft Teams, Trello, Slack, Redmine…
• Thiết kế, bao gồm những tools thuộc nhiều cấp độ khác nhau như: Balsamiq, Figma, AxureRP, Photoshop, hoặc thậm chí là PowerPoint (thêm một điểm thú vị từ PowerPoint người ta thậm chí còn làm phim bằng tool này đó, Link tham khảo nè)
• Truy vấn dữ liệu/báo cáo: Microsoft SQL Server Management Studio (SSMS), DBeaver, Aqua Studio, PowerBI, Google Data Studio, Visual Studio…
• Những tools bổ trợ khác: ví dụ dùng để chụp màn hình (lỗi, bug…), edit chỉnh sửa ảnh cơ bản… Cá nhân mình dùng Microsoft Paint để xử lý các tác vụ kiểu như thế này 😊

Ồ kê, bây giờ sẽ làm rõ thêm một chút các công cụ mới để các bạn đỡ bị “choáng” khi thấy nhiều tool quá nha 😊

Đầu tiên và quan trọng nhất đối với tài liệu của BA – đó chính là mô hình hoá các yêu cầu. Viêc mô hình hoá yêu cầu đúng và rõ ràng thì điều đó chứng tỏ rằng BA này có tư duy logic và hiểu về nghiệp vụ. Tool thường dùng để thực hiện mô hình yêu cầu ở đây là Draw.io và Visual Paradigm (cả hai đều có hỗ trợ dùng tool bằng tiếng Việt)

Mình khá thích tool Draw.io bởi nó là mã nguồn mở miễn phí, có tính ứng dụng cao và rất dễ để thao thác. Tool này cho người dùng vẽ được nhiều đồ thị khác nhau, từ Flowchart đơn giản cho đến các biểu đồ ngôn ngữ UML (Unified Model Language) đều có thể thao khác được ở đây. Draw.io còn cho người dùng tuỳ biến chỉnh sửa màu sắc, phông chữ và có thể chèn các icon trong tool vào hình minh hoạ (mình khá thích điểm này, con gái mà hehe).

Tuy nhiên theo kinh nghiệm của mình, Draw.io phù hợp hơn cho các yêu cầu vẽ Business Flow theo Flowchart hoặc UML vẽ cơ bản (State Diagram, Context Diagram, Entity Relationship Diagram). Còn đối với các dạng UML cần vẽ chuẩn xác hơn và format “chuẩn hơn” thì chuyển qua Visual Paradigm.

Về cơ bản, Visual Paradigm có các tính năng tương tự như Draw.io. Mặc dù tên “visual” nhưng mình thấy phần nhìn ở đây lại không đẹp bằng Draw.io 😙. Có một điểm nổi bật ở tool này mà mình chọn dùng đó là tool này có sẵn các template minh hoạ cho các lược đồ người dùng muốn vẽ. Người dùng có thể chọn lựa và bấm vào các cấu phần của biểu đồ để xem cách vẽ. Ngoài ra, mình thấy đối với 2 biểu đồ UML là Sequence Diagram và Activity Diagram, tool này vẽ tiện hơn và có các kí hiệu và màu sắc cũng “quy chuẩn” hơn bên Draw.io. Tool này cũng cho mở các file từ bên Draw.io sang đó nha 😁

Nếu có điều kiện, các bạn nên mua bản trả phí để trải nghiệm tốt nhất tool Visual Paradigm (dùng trên app). Mình thấy vẽ nhanh hơn rất nhiều và nhiều thao tác rất thuận tiện. Nếu muốn dùng free thì chỉ có bản trên web online, thao tác vẽ và tiện ích sẽ chậm hơn một chút còn lại vẫn dùng ổn nha 😚

Đối với các tool về thiết kế, phần lớn các BA làm bên mảng phát triển phần mềm sẽ quan tâm đến tool Balsamiq để vẽ màn hình. Các yêu cầu vẽ màn hình đối với BA thường chỉ giữ ở mức cơ bản (vẽ Wireframe), các yêu cầu vẽ phức tạp hơn với yêu cầu về màu sắc, thiết kế bố cục đẹp (Mockup, Prototype) thì sẽ cần các bạn UI UX Designer thiết kế với công cụ phổ biến là Figma. Cá nhân mình thấy tool Balsamiq rất dễ sử dụng, nhiều hình dễ thương (dù màu sắc rất hạn chế, tốt nhất chỉ cần vẽ đen trắng thui cho đẹp, điểm nào cần đánh dấu, cần highlight thì sẽ tô thêm màu). Btw, tool Balsamiq cũng là tool có trả phí nhé 😊

Một nhóm công cụ mà các bạn non IT có thể thấy e dè khi làm quen, đó là các công cụ truy vấn dữ liệu và làm báo cáo. Phần làm báo cáo chủ yếu là trực quan hoá dữ liệu khá là ít gặp ở yêu cầu đối với BA (có thể tự làm để trực quan hoá tiến độ của các yêu cầu để tự theo dõi hoặc trình bày khi họp định kì phòng ban/yêu cầu adhoc từ quản lý). Các yêu cầu này hoàn toàn có thể vẽ trên MS Excel, MS PowerPoint hoặc vẽ trên Jira (với danh sách yêu cầu được log tại Jira có thể vẽ bằng chức năng tạo Dashboard trên Jira)

Đối với phần truy vấn dữ liệu (rất quan trọng để hiểu cách thức vận hành của sản phẩm và quy trình kiểm thử) thì công cụ thường được sử dụng là Microsoft SQL Server Management Studio (SSMS). Lyly BA đã có một bài viết cụ thể ở đây về SQL và cài đặt SSMS, các bạn tham khảo thêm ở Link nhé. Dù SQL đã quá phổ biến nhưng mình vẫn khuyến khích mọi người chuyển qua dùng DBeaver vì sự thân thiện dễ dùng (cài được cả trên MacOS, MS SQL và đặc tính kết nối được rất nhiều loại database khác nhau (MongoDB, DB2, Oracle,…). Đối với các bạn BA làm sâu về phần dữ liệu và các bạn BA dùng macOS có thể tham khảo DBeaver nha ❤️

Các tool LylyBA khuyên dùng 😘

Tổng kết lại bài viết, mình tập hợp lại các công cụ chuyên sâu hay dùng ở đây để các bạn dễ tham khảo nhé 😊. Tại khóa học của LylyBA thì chúng mình sẽ hướng học viên sử dụng các tool sau:

1. 1. Tool truy vấn dữ liệu: SSMS (Link), DBeaver (Link download)
   2. Tool để vẽ sơ đồ, lược đồ: Draw.io (Link) / Visual Paradigm (Link). Bonus (Visual Paradigm: Link download)
   3. Tool để vẽ màn hình: Balsamiq (Link download) / Figma (Link)

P/s: Còn nhiều tool khác vì vấn đề phí và đặc thù doanh nghiệp dùng nên mình sẽ không liệt kế lại nha ạ. Khi các bạn đến làm việc sẽ có user hịn để sử dụng. Đừng ngại nhờ đồng nghiệp mới hướng dẫn dùng nhé 😊

(Chú ý: các link download trên là các phiên bản sử dụng trên hệ điều hành Windows. Đối với MacOS thì các bạn cần tìm version thích hợp nha. Phương án cài Window vào MacOS thì mình không khuyên nên làm như vậy nè)

Mong rằng bài viết này đã mang đến cho các bạn nhiều thông tin hữu ích ạ 😚

From Lyly BA with ❤️