Người nhạy cảm thái quá có làm Business Analyst được không?

Mình bắt đầu cảm thấy bản thân có vấn đề về kĩ năng mềm thực sự vào một buổi tối muộn làm việc tại văn phòng.

Một đồng nghiệp cũ tại công ty bảo mình rằng: “Hồi anh phỏng vấn A, anh đã nghĩ ngay ra một người rất giống A là em”. Mình thực sự rất ngạc nhiên vì mình nhận thức rằng A có cách giao tiếp chưa thực sự đúng mực và mình cảm nhận được điều đó. Sau đó, mình nhớ như in – mình đã suy nghĩ thật nhiều: “Mình có cư xử bình thường không, mình có phải đang yếu kém về kĩ năng mềm không?”. Rồi mình nhận ra, hành xử “có gì đó sai sai” của bản thân xuất phát từ việc mình có sự nhạy cảm thái quá. Ai cũng có những nhận thức về “cư xử đúng, cư xủ sai” ở mức căn bản, nhưng đối với người có nhiều sự nhạy cảm, dễ xúc động thì vô tình lại mang đến hình ảnh xấu “không biết cách cư xử”.

Thực ra, bản thân mỗi người đều có những suy nghĩ về người khác và dễ dàng nhìn thận thấy điểm yếu của họ trong khi không dễ dàng nhìn thấy điểm yếu của mình. Tương tự như vậy, mỗi người đều khó công nhận những điểm tốt và thành công của người khác trong khi lại rất dễ dàng nhìn thấy những điểm tốt của bản thân mình.

Để có thể nhìn nhận và rèn luyện được kĩ năng mềm, điều đầu tiên là phải nhận ra được bản thân “cần cải thiện” và nghiêm túc trong việc tìm cách và thực hành cải thiện. Hành trình thật không dễ dành khi nhìn thấy những điểm “xấu xí” của bản thân mình và sửa chữa 😣

Những cú ngã khiến mình chỉ còn nước đào hố chui xuống

Trước khi mình nhận ra vấn đề và nhận 1000 lời góp ý từ đồng nghiệp và quản lý, mình đã có rất nhiều cú ngã và những sự kiện đi vào lòng đất ?. Bản thân mình là một người rất may mắn khi mỗi lần mình cư xử chưa đúng mực đều được đồng nghiệp bảo ban và nâng đỡ. Gặp được một môi trường làm việc tốt như vậy có lẽ đúng như người ta hay nói – “tốt số”. Em xin cảm ơn những cánh tay đã giúp đỡ em thật nhiều ạ ❤️

Sà đà quá nhiều vào hệ tâm linh rồi, mình xin chia sẻ vào chủ đề chính nhé 😘

Khi là một người mới đi làm, mình thực sự là một người có “trái tim mong manh” và rất phiền phức. Mình gây khó chịu cho mọi người bởi sự nhạy cảm quá mức cần thiết không thể nào mê được ?. Mỗi lời nói và hành động tiêu cực từ người khác đều khiến mình cảm thấy “bị tổn thương”. VD nếu là một người bình thường mức “tổn thương” là 1/10 là có thể lành sau 3 giây, còn đối với một người nhạy cảm như mình, mức “tổn thương” là 5/10 – lành sau 2 ngày và trong hai ngày này làm lại làm tổn thương người khác.

Tập 1 – ngã từ độ cao 100m xuống đất

Ngày hôm nay nhớ lại, mình không tìm được hết các chi tiết của câu chuyện, mình nhớ được rằng mình đã có tranh luận với đồng nghiệp về một vấn đề gì đó. Tại văn phòng, mình đã cố gắng giải thích và giữ tông giọng vừa phải nhưng về đến cuối ngày, mình thực sự không giữ được bình tĩnh nữa và làm một chuyện thật ngốc nghếch. Hồi đó chưa có khái niệm “story”- bài đăng chỉ tồn tại trong 1 ngày, mình đăng lên trang Facebook cá nhân với mục đích là “xả stress”. Bài đăng của mình tóm gọn đơn giản là “có thể thấy địa vị của mỗi người tương xứng với cách họ cư xử và biết nguyên nhân tại sao”. Sau ngày hôm đó, đồng nghiệp này có đọc được và có đề xuất gặp quản lý. Sau đó, quản lý đã gọi riêng mình và đồng nghiệp đó để cùng nói chuyện giải quyết xung đột – Hai bên cùng nói ra những suy nghĩ của mình, xin lỗi nhau và “xí xoá” 😊.

Tập 2 – rơi từ độ cao 100 km và đi thẳng vào lòng Trái Đất

Một bài học không bao giờ quên và có lẽ là “cú hích” thay đổi mình nhìn nhận về điểm yếu này. Nếu như các bạn đã có kinh nghiệm làm việc theo phương pháp Agile thì buổi “Retrospective” cũng sẽ không xa lạ. Sau mỗi giai đoạn làm sản phẩm, team phát triển sẽ ngồi lại cùng nhau để thảo luận về những điểm đã làm tốt và điểm làm chưa tốt – từ đó rút ra kinh nghiệm.

Trên chiếc bảng trắng, anh Project Manager (PM) lấy bút kẻ chia bảng thành các cột ghi tên các role: BA, Model, Design, DEV, QA. Mỗi cột role sẽ tách thành 2 cột nhỏ “Những điểm làm tốt” và “Những điểm làm chưa tốt”. Mỗi nhân sự thuộc role này sẽ ghi những nhận xét cho các role còn lại và dán lên bảng. Do chưa làm quen với buổi Retro, khi nhận được những comment về nhược điểm cho team BA (bản thân mình khi đó là BA lead một team nhỏ), mình cảm thấy “tức giận sôi người” với những comment theo mình lúc đó là không đúng tình hình thực.

BA thực sự là một nghề nghiệp áp lực, mỗi BA đều là “đầu tàu” đi trước để tìm kiếm và phân tích yêu cầu, liên hệ với rất nhiều bên liên quan để làm rõ các vấn đề mù mờ. Đôi khi một thay đổi nhỏ trong yêu cầu chức năng có ảnh hưởng nhiều bên khách hàng, BA cũng là đầu mối đứng ra để thu thập thông tin, phân tích và tư vấn lại cho khách hàng (sau khi đạt đồng thuận kết quả nội bộ). Mỗi BA lúc đó đều làm việc rất vất vả và luôn là “nơi bị đổ lỗi” nhiều nhất mỗi khi có vấn đề xảy ra. Nhiều khi chưa suy xét kĩ vấn đề, tài liệu của BA là nơi bị soi xét và đổ lỗi đầu tiên. Qua nhiều tháng ngày stress, mình lúc đó cảm thấy không thể chịu đựng thêm những claim cho BA tại buổi Restro.

Kết quả là mình đã debate với thái độ khá gay gắt. Đỉnh điểm là khi anh PM dự án có giải thích và can thiệp, mình cũng debate lại và có một hai câu cũng to tiếng 😒.. Buổi Retro hôm đó cuối cùng cũng kết thúc và đạt kết quả sau khi ổn định lại. Nhưng những gì mình thể hiện ra hôm đó đã vô tình tạo ra “hàng rào” ngăn cách mình và đồng nghiệp. Thậm chí nó còn được mang ra làm câu chuyện để đổ lỗi do mình cho những chuyện khác có vẻ liên quan 😂 – một tác hại khôn lường và là bài học xương máu để đời cho mình (một bài viết khác có liên quan mình sẽ chia sẻ thêm).

Sau buổi hôm đó, mình về suy nghĩ lại và thấy bất lợi ngay trước mắt. Khoảng một tuần sau, cả dự án bầu chọn cho top 3 những nhân sự đạt danh hiệu nhân viên tiêu biểu của năm. Tên của mình ở vị trí thứ 4 – thiếu 01 phiếu so với vị trí số 3. Xem được kết quả, mình nghĩ ngay đến buổi Retro, có phải vì ứng xử của mình khi đó đã khiến mình mất cơ hội? Trong lúc mình đang suy nghĩ, anh PM nhắn tin cho mình, nói rằng mình hãy viết ra những thành tích và ưu điểm mình có để anh PM trình cho mình vào danh sách nhân viên tiêu biểu. Anh có sang gặp mình sau đó, giọng nói vui vẻ, thái độ chuyên nghiệp và không bị ảnh hưởng bất kì điều gì diễn ra trong buổi Retro.

Bằng khen sau đó được chuyển đến, anh PM chụp ảnh kỉ niệm với mình, động viên và chúc mừng. Cảm giác của mình khi nhận được bằng khen là vui mừng xen lẫn xấu hổ. Mình nhận ra rằng để bản thân đi lên tiếp thì có nhiều thứ cần phải bước qua. Nếu mình không can đảm và sửa đổi, chúng sẽ thành dây leo xoắn lấy hai đôi chân của mình và mình sẽ đứng im tại chỗ. Sự nhạy cảm thái quá sẽ không bao giờ tồn tại được lâu trong môi trường văn phòng, mỗi người đều cần tiết chế lại cái tôi cá nhân vì kết quả của công việc chung.

Tiết chế sự nhạy cảm thái quá bằng cách nào?

Để trả lời câu hỏi đặt ra ở tiêu đề bài viết (trước khi trả lời câu hỏi này), mình xin trả lời các bạn giống mình trước đây hoàn toàn có thể trở thành BA giống những bạn khác. Nhưng hành trình để học hỏi và tiến bộ sẽ vất vả hơn để được công nhận và chứng minh năng lực với đồng nghiệp xung quanh.

Cho đến ngày hôm nay mình vẫn đang trong quá trình học cách cân bằng cảm xúc và sự nhạy cảm thái quá của bản thân bằng những cách bên dưới. Mong rằng các tips này sẽ giúp được các bạn có sự nhạy cảm cao khi đi làm tại văn phòng ?

Nghĩ đến hậu quả trước khi hành động

Đây là điều đầu tiên cần suy nghĩ vì “giận quá mất khôn”. Có những việc xảy ra rồi sẽ không thể sửa chữa được nữa, vừa làm mất lòng người khác, vừa làm mất hình ảnh của bản thân với mọi người xung quanh. Như vậy, viêc nghĩ đến hậu quả ngay trước khi để cảm xúc dẫn dắt lý trí là cực kì quan trọng.

Nếu chưa quen, ban đầu nên tự thôi miên bản thân “Không được để cảm xúc lấn át, phải bình tĩnh” cho đến khi đã bình tĩnh thực sự nha 😊

Quan sát và học từ đồng nghiệp trong môi trường làm việc

Vấp ngã rồi tự kiểm điểm bản thân để rút ra bài học là cách thông dụng nhất và mang đến nhiều hệ lụy nhất ngay cả sau khi đã mắc sai lầm. Đây là điều tất yếu cần có nhưng đừng để nó xảy ra một cách thụ động. Để có thể so sánh và nhận ra cách ứng xử phù hợp ở văn phòng, hãy quan sát những người có ảnh hưởng tích cực ở văn phòng và học cách cư xử tương tự từ họ. Như vậy bản thân sẽ hạn chế được những sai lầm tự mắc phải.

Ngoài ra, việc học từ sai lầm của những đồng nghiệp xung quanh cũng là một cách học “thực chiến”. Thay vì việc cười đùa trên sai lầm của đồng nghiệp như bình thường thì chúng ta có thể vừa cười đùa vừa âm thầm ghi nhớ để không mắc lại sai lầm tương tự 🤣. Nhưng ý này là đùa thật các bạn nhé 🤣

Những đóng góp ý kiến của những người xung quanh

Thông thường, những đồng nghiệp thân thiết hoặc quản lý mới đưa ra những ý kiến đóng góp cho đồng nghiệp/nhân viên. Thông thường, mọi người thường ít góp ý để tránh xảy ra va chạm/phật ý người khác tại văn phòng. Như vậy, những lời đóng góp chân tình rất đáng quý, đáng được lắng nghe, phân tích và ghi nhận để phát triển bản thân tốt hơn.

Trò chuyện với Mentor, một người có kĩ năng mềm tốt mà bạn biết để lắng nghe ý kiến

Bước 1 là cần có Mentor. Người này có thể là team lead của bạn, “buddy” – người hướng dẫn bạn khi bạn chân ướt chân ráo vào công ty, quản lý của bạn, giảng viên một khóa học chuyên môn,… nói chung là một người hướng dẫn mà bạn cảm thấy có thể học tập được từ họ. Bước 2 là xin tư vấn bằng một buổi trò chuyện nhỏ sau giờ làm việc.

Các khoá học online về xử lý tình huống tại văn phòng

Bản thân mình thực sự ngỡ ngàng về các khóa học online về tình huống tại văn phòng mà mình đã được học. Các tình huống không hề dễ xử lý 100% như những bài học sáo rỗng mình thường thấy. Có nhiều tình huống mình còn chọn sai cách thức xử lý. Đây là khóa học dành cho nội bộ của bên công ty mình, các nhân vật là người nước ngoài, có phiên dịch tiếng Việt theo video. Sau khóa học này, mình cũng nhận thấy tầm quan trọng và hiểu hơn việc cư xử đúng cách tại văn phòng.

Mình có thể lấy một ví dụ về tình huống tương tự trong khóa học đó:

Hai đồng nghiệp A và B đang có deadline gấp. Đồng nghiệp A được giao một task rất nặng và tâm sự nhờ B làm giúp hỗ trợ một phần. B cũng có deadline gấp và đang vất vả để giữ được tiến độ. Trong trường hợp này B nên làm gì?

Phương án 1: B cố gắng làm giúp A vào những lúc sắp xếp được ⇒ Phương án sai vì cả hai đồng nghiệp đều có deadline gấp, nếu B cố làm sẽ không giải quyết được vấn đề và có thể làm chậm deadline task công việc chính của B

Phương án 2: B tư vấn lại cho A là nên gặp sếp để trao đổi ⇒ Phương án đúng vì vấn đề ở đây là task công việc của A, A nên nói chuyện cụ thể về cách làm và timeline với sếp để có phương án tối ưu

Hiện tại mình không tìm được gợi ý nào cho các khóa học uy tín bên ngoài để giới thiệu cho các bạn. Nếu các bạn có cơ hội đi làm và được đào tạo nội bộ thì hãy hỏi về khóa học “xử lý tình huống và giao tiếp tại văn phòng” nhé.

Học qua các phương tiện truyền thông

Mình recommend các kênh uy tín bên dưới đây để các bạn tham khảo:

YouTube: Duy Khương Huỳnh (đã recommend tại một bài viết của LylyBA trước đó)

Podcast: Tri kỉ cảm xúc, The present writer (kênh tiếng Việt, tác giả là Chi Nguyễn – tiến sĩ giáo dục tại Mỹ)

Đọc sách về kĩ năng mềm, sách về đạo Phật

Các sách kĩ năng mềm của tác giả Trung Quốc mình thấy rất dễ đọc và gần gũi văn hóa gần gũi với người Việt Nam. Một cuốn sách mình thấy hay và dễ đọc là “Nói thế nào để được chào đón, làm thế nào để được ghi nhận” – tác giả Trịnh Tiểu Lan. Sách chia thành nhiều chương với các chủ đề nhỏ (sách gọi là “bài” học). Mỗi chủ đề đều có ví dụ cụ thể về các tình huống ở văn phòng, phân tích tình huống bằng góc nhìn tâm lý học và tóm gọn nội dung ở cuối mỗi chủ đề.

Sách về đạo Phật mình không đọc quá nhiều, mình xin giới thiệu cuốn nổi bật nhất: “Đường xưa mây trắng” – Thích Nhất Hạnh. Cuốn sách kể về cuộc đời của Bụt từ xuất thân, ngộ đạo dưới gốc cây bồ đề, hành trình đi truyền đạo và làm giàu các triết lý của đạo Phật. Cách Bụt xử lý tình huống với những kẻ không phục, răn dạy với đệ tử, giảng đạo cho chúng sinh đã truyền cảm hứng rất nhiều cho mình về việc tiết chế sự nhạy cảm của bản thân.

Bài viết chia sẻ tâm sự vào dịp đầu xuân, là quà tặng cho các bạn theo dõi LylyBA. Không chỉ một hai lần mình chia sẻ trên page LylyBA và chia sẻ cho học viên về sự diệu kì của nghề BA – nghề nghiệp giúp “chữa lành” cho người theo nghề. Khi bắt đầu theo nghề, ai cũng có những điểm mạnh và điểm yếu riêng cần được phát huy và cải thiện. Nếu các bạn yêu thích và quan tâm nghề BA thì hãy mạnh dạn tìm hiểu, tích lũy kiến thức và apply nhé 😊

LylyBA chúc các bạn một năm mới an lành, nhiều sức khỏe và thành công ❤️